Меню
Главная - Новости - Администратор гостиницы как заполнять ведомости

Администратор гостиницы как заполнять ведомости

администратор гостиницы как заполнять ведомости

Особенно это касается тех случаев, когда форма оплаты за гостей безналичный расчет.

На заявке организации, которая бронирует номер, обязательно должны быть приведены реквизиты этой организации (наименование, почтовый адрес, телефон, факс, ИНН, номер счета в банке, e-mail).

Заявка содержит следующие сведения:

  • фамилии, имена и отчество приезжающих;

  • категории номеров;

  • количество номеров;

  • сроки проживания в гостинице;

  • время заезда/выезда гостя;

  • форма оплаты (безналичный или наличный расчет, реквизиты оплачивающей организации).

Заявка подписывается руководителем организации заказывающей номера для своих представителей, и ставится печать фирмы.

Также организация, присылающая заявку, на бронирование может предоставить гарантийное письмо по оплате проживания и услуг по брони. Этим письмом организация гарантирует оплату, за своих представителей, приезжающих в гостиницу.


Важноimportant
При этом в структуре обязательно должно указываться место, занимаемое администратором и его контакты для решения экстренных или сложных вопросов.

Ответственность администратора

Чаще всего администратор отвечает за следующее:

  • не соблюдение своих обязанностей, согласно должностной инструкции;
  • превышение своих полномочий;
  • умышленное причинение материального ущерба.

За нарушение предусматривается наказание в виде лишения материального и других видов поощрения, возможно увольнение. Поощрения могут быть в виде выплаты премий, оплаты телефонной связи, различных абонементов. Может предусматриваться система штрафов за повторные мелкие нарушения.


Каждый проступок должен рассматриваться индивидуально и не должно нарушаться законодательство.

Вниманиеattention
После заполнения счета его подписывает генеральный директор гостиницы и главный бухгалтер.

Счет-фактура необходима для отчета гостя перед организацией, которая отправляет его в командировку.

При наличии счета-фактуры по безналичному расчету к нему прилагается еще и акт о проделанной работе.

В акте указывается полное название «Отеля Веста», его адрес и телефон. Далее указывается наименование вида документа, его номер и дата составления. Затем указывается наименование фирмы заказчика, форма услуги, сумма оплаты с учетом НДС и отметка об отсутствии претензий со стороны гостя.


Акт подписывается генеральным директором гостиницы и заказчиком, проставляются печати.

Если гость желает выехать раньше предварительно указанной даты выезда, он пишет заявление с указанием причины раннего выезда. Заявление составляется заранее, в произвольной форме на имя генерального директора. Генеральный директор дает разрешение возврата денег за непрожитые сутки.

Далее администратор производит возврат денег по кассе терминала.

Администратор гостиницы как заполнять ведомости

Наблюдение за соблюдением чистоты в гостинице, с воечаснистю и качеством уборки номеров, исправностью электросети, лифтов, водопровода и другого оборудования гостиницелю.

В случае отсутствия справочного бюро сообщает номера телефонов других отелей, скорой медицинской помощи, отделение милиции и других учреждений. Руководит работой персонала, который занимается приемом, разме ищенням и обслуживанием лиц, проживающих в гостинице, осуществляет контроль за выполнением подчиненными их должностных инструкцийй.

. Должен знать: правила пользования и внутреннего распорядка в отеле прейскурант цен на номера и места, правила приема и обслуживания граждан, перечень услуг, предоставляемых в отеле правила этикета рядом док оформления и расчетов с лицами, проживающими в гостинице; эксплуатационную документацию, размещение и часы работы объектов бытового обслуживания; номера телефонов других отелей, торгово х учреждений, скорой медицинской помощи, отделение милиции, пожарной охраны, аварийных служб, правила охраны труда и противопожарной защите.

.
Требуется
. Высшее профессиональное (техническое) образование без предъявления требований к стажу работы или полное общее среднее образование, индивидуальная подготовка и стаж работы в гостиничном хозяйстве и — не менее 2 лет. Для гостиниц, обслуживающих иностранных граждан, — владение одним из иностранных языков в объеме специальных курсев.

Администратор очередной отеля

.

Обычным явлением становится совмещение профессий, что вызывает потребность в более фундаментальной подготовке персонала, в обучении его нескольким профессиям. Существенное повышение эффективности работы гостиниц дает выход в глобальную компьютерную сеть Интернет, который открывает неограниченные возможности в поиске деловых партнеров, налаживании взаимоотношений, рекламы и продвижения услуг, а также связи с непосредственными клиентами, минуя многочисленных посредников, снижая себестоимость услуг. Необходимым является также наличие компьютерной системы бронирования (КСБ), которая позволяет бронировать и резервировать места в гостинице в зависимости от потребностей гостей и имеющихся возможностей гостиницы.

Международная компьютерная сеть Интернет развивается столь стремительно, что ежегодно число ее участников и объем информационных ресурсов практически удваиваются. Не остается в стороне от этого туристический и гостиничный бизнес. Только в 1996 г. в Интернете появились тысячи самостоятельных разделов турагентств, гостиниц, авиакомпаний, десятки систем бронирования туристических услуг.
Открытие в Интернете систем бронирования гостиниц, авиабилетов и других составляющих тура позволяет клиентам самостоятельно организовать свой отдых, не прибегая к услугам агентств. Сегодня многомиллионная армия пользователей Интернета может не только просматривать и выбирать с помощью домашних компьютеров, но и бронировать все сегменты тура (гостиницы, авиабилеты, автомобили, экскурсии).
Если же номер более дешевый, то гостиница возмещает разницу в оплате.

При эксплуатации номерного фонда встречаются различные ситуации, складывающиеся между гостем, номерным фондом и персоналом гостиницы.

Учитывая то, что некоторые ситуации повторяются довольно часто, им присваивают определённое название, определяя статус номера.

Например:

ЗАНЯТ — гость оформлен в данный номер.

ПРОДЛЕНИЕ — гость не выписан сегодня и остаётся ещё на ночь.

ПЕРЕМЕНА — гость уже уехал, но номер ещё не убран.

БЕСПЛАТНЫЙ — номер занят, но гость не платит за него.

НЕ БЕСПОКОИТЬ — гость просил не беспокоить.

НЕ СПАЛ — гость оформлен, но постель не была использована.

ШКИПЕР — гость покинул гостиницу без оплаты.

СПЯЩИЙ — гость рассчитался и выехал, но персонал по халатности не изменил статус номера вовремя;

СВОБОДЕН И ГОТОВ — номер убран, проверен и готов к заселению

ПОЗДНЯЯ ВЫПИСКА — гость оплатил выезд после расчётного часа.

ПОВРЕЖДЁН — номер требует ремонта.

ЗАБЛОКИРОВАН — номер заблокирован, гость не может в него попасть без персонала.

Дежурный администратор должен в любой момент чётко представлять состояние номерного фонда (загрузку) в смене:

количество забронированных номеров

освобождающиеся к 12

ожидаемый заезд

бронь руководства- заезд номера для свободного поселения

Первый учёт производится рано утром.

Таковым в отеле является старший администратор.

В этом же разделе ставятся две печати «Отеля Веста» и подпись старшего администратора.

Для проведения конференций, семинаров, презентаций, администратор службы размещения предлагает гостям заполнить форму Наряд-Заказ на проведение мероприятия в ООО «Отель Веста».

Наряд-заказ — одна из форм документа, имеющего значение договора на выполнение работ или оказание услуг.

В данном документе указывается дата и время проведения мероприятия (время начала и окончания мероприятия), фамилия, имя, отчество заказчика, либо наименование организации, которая проводит мероприятие, указывается также телефон контакта, наименование мероприятия, количество гостей, номеров для проживания и количество суток проживания, время бронирования номеров, а также технические средства, необходимые для его проведения. Заказчиком может быть приложена схема расстановки мебели на мероприятии.

Наряд-Заказ оформляется в трех экземплярах, один отдается гостю, другой остается в службе размещения для контроля, а третий передается техническому директору для исполнения. Заказ подписывается заказчиком, с одной стороны, и исполнителем (техническим директором), с другой стороны.

За исполнение Наряда-Заказа отвечает техническая служба гостиницы: системный администратор, электрик, подсобные рабочие (расстановка мебели).

Необходимо автоматизировать и другие службы гостиницы: например, складское хозяйство — при помощи программ “Инфо-склад”, “Товар”. Существуют различные программы для автоматизации работы в ресторане. В гостиницах России работают различные компьютерные системы управления: АСУ “Русский отель”, АСУ “Эдельвейс”.


Инфоinfo
В некоторых гостиницах работают системы, специально разработанные для этой гостиницы с учетом ее особенностей. Преимущество АСУ “Эдельвейс” состоит в том, что эта система работает в операционной системе Windows, которая является современной и перспективной в сравнении с MS DOS, в которой работает “Русский отель”. Технический уровень зарубежных систем резервирования значительно выше отечественных систем.

Они более мобильны, многофункциональны, надежны, просты в управлении, интегрированы в Интернет. К числу таких систем относятся: Gabrial, Sabre, Galileo, Amadeus, Fidelia Hotel Bank. Во всех компьютерных системах можно: бронировать места и номера; следить за загрузкой номеров; регистрировать клиентов; вести картотеку гостей; производить расчеты; составлять финансовые отчеты.
Выполнение всех этих функций в автоматическом режиме значительно улучшает качество обслуживания гостей. 4.5 Использование электронных замковых систем. Гостиницы высокого класса устанавливают в общественных и жилых помещениях электронную систему замков, которые могут быть открыты только электронным ключом. Такой ключ представляет собой пластиковую магнитную карту с индивидуальным кодом.

В отчете указывается фамилия, имя, отчество ответственного за расчет (дежурного администратора), месяц, число и год за который составляется этот кассовый отчет, виды услуг, предоставленные за рабочую смену, и общая сумма платежей за эти услуги. Подписывает этот отчет также администратор службы приема и размещения.

В течение смены администратор готовит информацию для отчета в Москву и в Самару. В Москву для передачи данных в «Роснефть», а в Самару для передачи данных в Управление Федеральной Миграционной Службы (УФМС).

В Москву посылается «Отчет о заполняемости ООО «Отель Веста» за текущие сутки.


Отчет представляет собой табличную форму, где указано общее количество доступных номеров, количество проживающих человек, категорий номеров, среднего дохода на номер в рублях, количество проданных номеров, общая выручка по проживанию и дополнительным услугам в рублях, и предполагаемая выручка от проданного номерного фонда. В конце указывается исполнитель – администратор.

Контроль использования осуществляется с центрального пульта. На магнитной карте закодированы время и даты обслуживания. При окончании срока или при неуплате в номер попасть невозможно без вмешательства персонала.
Такая система электронных замков является показателем высокого уровня обслуживания в гостинице, и обеспечивает безопасность персонала и гостей. Служба портье имеет следующее специальное оборудование: мини-терминал, который позволяет оперативно изготавливать электронные ключи-карты любого уровня, защищенные личным кодом; электронные ключи-карты, которые изготавливаются по специальной технологии, гарантирующей абсолютную точность и совместимость со считывающим устройством каждого замка. Материал, из которого изготовлены электронные ключи, не накапливает статическое электричество, не подвержен влиянию пыли и влажности, устойчив к механическим воздействиям; устройство кодировки электронного ключа, которое записывает вновь созданный код на новый электронный ключ; устройство передачи информации, используемое в качестве интерфейса между устройством кодировки и дверным замком в случае, если коды совпадают; система подтверждения электронного ключа, используемая для проверки действительности ключей.
Как только новый ключ, подготовленный службой регистрации, вставляется в соответствующий замок, код предыдущего ключа этого уровня автоматически отменяется. Украденные или потерянные ключи не могут быть использованы, если клиент об этом заявил своевременно.
Этот пропуск подписывается администратором и гостем.

Если гражданин является представителем зарубежного государства, то гостиница берет на себя обязательства его регистрации в ОВИРе (Отдел виз и регистрации).

Администратор службы приема и размещения заполняет форму – «Уведомление о прибытии иностранного гражданина в место пребывания», на основании документов иностранного гражданина:

  • заграничный паспорт;

  • миграционная карта;

  • виза

Уведомление состоит из трех разделов: 1 – Сведения о лице, подлежащем постановке на учет по месту пребывания, 2 – Сведения о месте пребывания, 3 – Сведения о принимающей стороне.

В первом разделе указываются данные гостя: фамилия, имя, отчество, страна из которой он прибыл, дата рождения, место жительства, паспортные данные, данные визы и миграционной карты, указывается также профессия, стаж, а также цель приезда гостя, сроки его проживания в гостинице. Все данные заполняются печатными буквами.

В разделе «Сведения о месте пребывания», указывается адрес отеля и контактный телефон.

В разделе «Сведения о принимающей стороне» указываются адрес и паспортные данные человека, отвечающего за регистрацию иностранного гостя.

Она представляет собой рабочий документ, в котором указывается весь номерной фонд, информация об автостоянке (AUTO), информация о побудке (To Wake up) и колонка замечания (NOTES). В шахматке используется специальная система обозначений номеров люксов (*), номеров в которые выданы пульты для кондиционеров («К»), номеров для не курящих, номеров отданных в аренду (название арендующей фирмы). Каждая ячейка шахматки обозначает определенный номер их всего 49, по вертикали определяется количество этажей, их 6, есть нулевой этаж с обозначением «0», например «06» или «07» номера.

Цифра перед обозначением номера это этаж, например номер «17» обозначает 7 номер на 1ом этаже и т.д.

В ячейках указывается фамилия, имя, отчество гостя, название фирмы куда приехал, например «НХК», «НК НПЗ», либо указывается, что это частный визит, дата въезда и выезда (корректируется по необходимости), форма расчета (наличная, безналичная, кредитная карточка). Кроме этого в ячейку записывается информация о том, что гостю выдан пульт от кондиционера, электрочайник, термос, дополнительная посуда, комплекты белья. Эта информация помогает администратору обратить внимание на вышеуказанные моменты при выезде и расчете гостя.

В колонке замечаний (NOTES) заносятся пожелания и замечания гостей, информация для передачи администратору другой смены. В колонке побудка (To Wake up) вносится время побудки гостей по их желанию.

Журнал брони» представляет собой тетрадь, записи в котором представлены в письменной форме от руки.

Намного удобней было бы вести журнал в табличной форме (Таблица № 1).

Таблица 1

Предварительный заказ мест, номеров (бронирование)

п/п

Наименование организации/

Ф.И.О заказчика

Кол-во

гостей

Категория номера

Форма оплаты

Контактный телефон

1.

СЖС «Восток Лимитед»

10

Люкс

Б/Н

8(495)2738531

2.

Евгений Александрович Давыдов

1

Одноместный стандарт

Н

89375497128

На основании заявок сделанных в «Журнале брони» и на основании отчета по заселяемости (карта движения номерного фонда), составляется ежемесячный отчет по цели приезда гостей, с указанием организаций и их количества.

Указывается количество ежедневных (ЕУ), и генеральных уборок (ГУ).

В этом же рабочем листе приводится список распределения уборки по горничным, оформленный также в виде таблицы.

Рабочий лист, после выполнения всех указанных в нем работ, передается старшему администратору, который подписывает его.

Рабочий лист по уборке производственных помещений выдается для осуществления уборки в кабинете директора и кабинетах его заместителей, в холле гостиницы, на балконе, в рецепции, где размещается служба приема и размещения и т.д.

В этом листе тоже имеется заголовок, где указывается день, месяц и год.

Все производственные зоны указываются в ячейках таблицы, где также делаются отметки о произведенной уборке.

В листе, также как и в рабочем листе по уборке спального корпуса указывается список распределения уборки по уборщикам.

Лист после окончания уборки отдается старшему администратору на подпись.

Следующий документ, работу с которым осуществляют горничные – это «Заказ на стирку и глаженье белья». Этот документ есть в каждом номере гостиницы, его заполняет гость, путем проставления галочек или крестиков напротив соответствующего пункта. Заказ составлен на четырех языках: русском, английском, французском и немецком, в зависимости от национальности гостя.

Журнал Администратора» помогает сохранить важную информацию и передать ее по смене.

Для того чтобы правильно организовать работу в смене, администратор пользуется следующими документами, которые помогают ему регистрировать, заселять и выселять гостей:

  • карта движения номерного фонда;

  • шахматка заселения;

  • шахматка дополнительных услуг.

Карта движения номерного фонда оформляется в виде таблицы, она заложена в программе 1С: Гостиница.

Заглавие таблицы включает наименование гостиницы с указанием ее полного организационно-правового статуса. В верхнем правом углу листа, на котором печатается таблица, прописывается число, месяц, год, время заполнения таблицы, фамилия и инициалы администратора заполнившего таблицу.

Отчет подписывается администратором.

В Х-отчете выводятся все услуги, которые прошли за смену (проживание, дополнительные услуги, буфет и т.д.). При совпадении суммы, указанной в Х-отчете и имеющейся в наличии, снимается контрольно-кассовая лента и оформляются окончательные кассовые отчеты за проживание и дополнительные услуги, и закрывается смена.

Кассовый отчет по проживанию и брони по наличному расчету представлен в виде таблицы, где указывается вид платежа, количество счетов и сумма за проживание. В конце отчета общая сумма расписывается прописью и цифрами.
В заголовке отчета указывается фамилия, имя, отчество администратора и даты и время за которое была произведена оплата этих услуг. Аналогично выглядит кассовый отчет по кредитной карте, в заголовке кассового отчета прописывается, что оплата производится по пластиковой карточке.

Кассовый отчет по реализации платных услуг включает в себя наименование оказанных платных услуг в течение смены, в целом отчет представляет собой точно такую же форму, что и два предыдущих отчета.

По требованию директора может, составляется общий кассовый отчет, в котором указана сумма, как за проживание, так и за доп.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *